Pour de nombreuses entreprises, le 31 décembre est la date de l'inventaire physique des stocks

Si vous clôturez au 31 décembre 2020, il est nécessaire de réaliser un inventaire physique de vos stocks à la date du 31 décembre 2020 ou à une date au plus proche.

Cette obligation est imposée par le code de commerce* mais il s’agit également d’une obligation importante pour vous permettre de valoriser au mieux vos marges 2020.

Voici un rappel des règles minimales à adopter pour fiabiliser votre inventaire :

1- COMPTAGES

- L’inventaire doit être fait à l’aveugle => on doit compter les stocks en partant de l’existant sans connaissance des quantités théoriques.

- Tous les lieux doivent être inventoriés (magasins, réserves, stock déportés, stocks sur les machines, stocks en bout de ligne, stocks dans les véhicules, etc.).

- Pour chaque référence, la personne en charge des comptages doit noter ses observations s’il constate des dommages (pièces endommagées, emballages percés, etc.) ;

- Idéalement, un deuxième comptage à l’aveugle doit être effectué par une personne différente pour doubler les relevés d’inventaire et confirmer les quantités. En cas d’écart de quantité entre le comptage n°1 et le comptage n°2, une troisième comptage sera effectué pour trouver la quantité définitive.

- Chaque relevé de comptages doit être daté et signé par la personne qui l’a effectué.

- Si vous avez un suivi informatique de vos stocks, vous devez comparer le résultat du stock inventorié et le stock théorique, et ce afin d’ajuster votre stock théorique au stock réel. C’est le stock réel qui sera pris en compte comptablement et qui sera utilisé pour calculer votre marge définitive.

Les écarts peuvent avoir plusieurs origines dont il faudra trouver la cause : démarque inconnue, prélèvements, etc.

2- VALORISATION

- Quand les quantités sont relevées et validées, il faut compléter les relevés d’inventaire avec les valeurs de chaque référence.

Pour les produits non transformés :

La valeur des références stockées est le prix d’achat sur base des dernières factures reçues du fournisseur.

Si le prix d’achat a varié, vous devez appliquer la règle du premier entré, premier sorti.

Exemple : si vous avez 80 pièces en stock et que les dernières factures du fournisseur sont 01/11/2020 50 pièces à 2 € et 01/09/2020 100 pièces à 1.80 €, alors vos 80 pièces seront valorisées à 154 € (50 x 2 € + 30 x 1.80 €).

Pour les références encours de production :

La valeur des références stockées est le prix d’achat auquel on ajoute la quote-part de prix de production concernée.

3- DEPRECIATION

- Une fois la valorisation au prix d’achat terminée, vous devez indiquer, référence par référence, les éventuelles dépréciations à comptabiliser en indiquant le motif : stock périmé, stock invendable, stock abîmé, etc.

4- FORMALISATION DE L’INVENTAIRE

Votre inventaire doit être synthétisé dans un tableau daté et signé.

Ce tableau est à nous transmettre => c’est la pièce comptable des écritures à enregistrer et c’est également le justificatif fiscal.

En appui de cette synthèse, il faut conserver les relevés de comptage ainsi que tous les autres documents intermédiaires.

Ce tableau contiendra autant de colonnes que d’items précédents (référence, comptage n°1, comptage n°2, comptage définitif, valorisation, dépréciation, etc.) et autant de lignes que de références.

Ce tableau doit totaliser des regroupements en fonction de la nature de vos stocks et de vos marges (matières premières, marchandises A, produits finis B, emballages, encours production machine A, etc.).

Toute l’équipe et moi restons à votre disposition pour vous assister dans cette démarche.

Cordialement,

*Article 123-12 du Code de Commerce

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.

Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.

Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable.