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Retrouvez ci-dessous les informations que nous vous devons en tant que clients :
La qualité chez Quovive

La norme professionnelle de maîtrise de la qualité, NPMQ (norme agréée par arrêté ministériel du 1er septembre 2016 applicable à compter du 1er octobre 2016) fait obligation aux cabinets d’expertise-comptable de mettre en œuvre des procédures prévoyant la tenue d’une documentation destinée à fournir la preuve du fonctionnement de son système de maîtrise de la qualité.

Par ailleurs, la norme ISO 17029 fixe des exigences aux organismes tiers indépendants chargés de missions de vérification.

 

Concrètement, le cabinet doit donc mener une "démarche qualité" sur toutes les missions entrant dans son champ de compétences avec des exigences et applications possiblement différentes selon les activités/missions concernés.

 

Cette démarche est consignée notre manuel de système de maîtrise de la qualité qui décrit les dispositifs en place pour garantir le respect des règles professionnelles et des exigences ainsi que la qualité des missions, et qui documente les procédures opérationnelles appliquées.

Ce manuel n'est pas seulement un document obligatoire ; il est surtout un document pratique, vivant et utile à la vie du cabinet. 

 

Ce manuel présente l’organisation du système de management de la qualité du cabinet Quovive.

 

Il s’articule autour des 6 thématiques suivantes :

  • responsabilités ;

  • règles de déontologie ;

  • acceptation et maintien des missions ;

  • ressources humaines ;

  • réalisation des missions ;

  • surveillance du système de maîtrise de la qualité.

 

Nous précisons que le management de la qualité ne peut être considéré séparément de notre démarche structurante de société à mission. Les travaux que nous réalisons dans ce cadre nous apporte énormément dans notre démarche qualité : ils nous fédèrent autour de valeurs, nous enrichissent et donnent du sens à notre travail quotidien.

Tout comme notre démarche qualité, le pilotage de notre mission nous permet d’avoir une vision commune de l’avenir de Quovive.

Nos informations en tant qu'OTI (organisme tiers indépendant)

Le cabinet a formulé une demande d'accréditation auprès du COFRAC sur la portée 19.1.

Pour mener à bien notre travaux de vérification nous déployons une démarche structurée par un programme de vérification que nous avons développé en interne (PROG 0001 - Programme de vérification OTI) et que nous tenons à disposition de toute personne qui en fera la demande directement à l'adresse contact@quovive.fr.

Notre gestion des plaintes et des appels

Nous avons un processus de prise en charge des plaintes et des appels encadré par notre procédure PROC 0024 Nous tenons cette procédure à disposition de toute personne qui en fera la demande directement à contact@quovive.fr.

Notre engagement d'indépendance et d'impartialité

Chez Quovive, l'indépendance fait ainsi partie des conditions fondamentales de l'exercice de notre activité professionnelle. Elle est indispensable à la crédibilité de notre cabinet, à l’impartialité et à la qualité de nos travaux. On peut définir l'indépendance comme le fait d'agir avec intégrité et objectivité. L'intégrité est la faculté de juger et d'agir professionnellement, hors de tout intérêt personnel ou particulier. 

 

Tous les membres de l'équipe du cabinet, des associées aux collaborateurs, doivent non seulement être mais aussi paraître indépendants à l'égard de nos clients et de nos missions. 

 

Les membres de l'équipe du cabinet doivent notamment éviter de se trouver dans une situation qui pourrait faire présumer un manque d'indépendance. Ils doivent être libres de tout lien extérieur d'ordre personnel, professionnel ou financier qui pourrait être interprété comme constituant une entrave à leur intégrité ou à leur objectivité. Ils ne doivent laisser aucune pression commerciale, financière ou autre compromettre leur impartialité.

 

Les règles d'indépendance concernent tous les intervenants directs et indirects au sein du cabinet : associés, collaborateurs, experts auxquels le cabinet fait appel, stagiaires. 

 

Chacun doit examiner sa propre situation pour identifier les risques avérés et potentiels liés à une perte d'indépendance. 

Octavie VERICEL doit s'assurer que ces différentes règles sont correctement diffusées, comprises et appliquées au sein du cabinet.

 

L'indépendance de l'expert-comptable passe notamment par le respect de certaines règles d'application obligatoire. Ainsi, l'activité est incompatible avec certaines occupations qui pourraient porter atteinte à l'indépendance, en particulier avec tout emploi salarié (sauf chez un autre expert-comptable, un commissaire aux comptes ou une AGC).

 

L’indépendance de l’organisme tiers indépendant passe aussi par le fait de ne pas lier nos activités de vérification aux activités du tout organisme qui fournirait du conseil.

 

 

Dispositifs applicables aux missions

 

Pour garantir l’impartialité de nos travaux et notamment ceux liés à notre activité d’OTI (validation/vérification de déclarations), nous n’acceptons pas de mission de vérification avec un client avec lequel nous sommes déjà liés par une autre relation contractuelle reconductible (expertise-comptable).

 

Si nous avons mené une mission de conseil ponctuel, nous n’acceptons pas non plus de mission de vérification pendant un délai de 5 ans sur le même domaine que celui où nous avons mené notre mission de conseil car nous pourrions nous retrouver à vérifier des déclarations auxquelles nous avons été associés en tant que conseil.

Par contre, nous pouvons accepter une mission de vérification sans délai dès lors qu’elle porte sur des éléments où nous n’avons pas donné de conseil.

 

Si la mission en qualité d’OTI (vérification de déclaration) est terminée, nous n’avons pas de problème d’impartialité à accepter une mission de conseil ou d’expertise-comptable (mission de présentation), et ce dès le lendemain de la rupture des relations contractuelles liées à notre mission de vérification.

 

Conflit d’intérêt des intervenants

 

Les membres du cabinet ne peuvent participer à une mission dès lors qu’ils se retrouvent en situation de conflit d’intérêt car un membre de leur famille proche a un intérêt dans la société cliente. L'indépendance doit être maintenue tout au cours de la mission.

 

Le cabinet ne peut prendre, recevoir ou conserver, directement ou indirectement, un intérêt auprès d'un client ou de structures liées à un client. 

 

Ainsi, sauf cas particuliers, aucun membre de l'équipe ne peut :

  • détenir directement ni indirectement de titres d'un client

  • réaliser des opérations financières sur des titres d'un client

  • emprunter ou prêter de l'argent à un client

  • souscrire une assurance auprès d'un client

  • bénéficier de conditions particulières lors d'opérations d'achats ou de ventes réalisées avec un client. 

Toutes ces situations doivent être immédiatement portées à la connaissance de la direction du cabinet. 

Selon notre procédure PROC 0008  Indépendance et impartialité des collaborateurs, tous les membres de l'équipe du cabinet rédigent et signent chaque année un engagement et une confirmation écrite indiquant :

  • qu'ils comprennent et respectent les règles du cabinet en matière de qualité,  d'indépendance et d’impartialité ;

  • qu'ils sont indépendants à l'égard de tous les clients et de toutes les missions sur lesquels ils interviennent. 

 

Tout intervenant du cabinet, dès qu'il a connaissance d'un risque potentiel de perte d'indépendance sur un dossier, doit informer le responsable de la mission afin que des mesures appropriées puissent être mises en œuvre.

Notre engagement RGPD

Le cabinet QUOVIVE garantit à ses clients le respect de la réglementation européenne relative au traitement à la circulation des données des personnes physiques (RGPD).

Les données personnelles que nous gérons concernent :

  1. Certaines données relatives aux salariés des entreprises que nous accompagnons,

  2. Certaines données relatives aux associés des structures juridiques ou aux chefs d’entreprises individuelles que nous accompagnons.

 

Ces données sont stockées informatiquement à plusieurs niveaux selon le schéma ci-dessous.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Concernant nos traitements de paie, nous confirmons :

  1. que Silae, l’éditeur de notre outil de production des bulletins de paie et des déclarations sociales, a mis en place une politique de protection des données ;

  2. que ACD, l’éditeur de notre solution GED a mis en place une politique de protection des données ;

  3. que les bulletins de paie que nous transmettons par mail sont protégés par mot de passe.

 

Sur option , nous pouvons remplacer ces mailings, dont les pièces jointes sont sécurisées par mots de passe, par une sécurisation renforcée :

  • un accès en consultation à vos bulletins directement sur votre dossier Silae (accès web par notre site internet)

  • doublé d’un dépôt des bulletins dans un coffre-fort électronique à créer pour chaque salarié.

Concernant les données personnelles des associés de nos structures clientes, nous confirmons :

  1. que notre hébergeur Admicom a fait l’objet d’un audit RGPD qui a conclu à sa conformité ;

  2. que l’éditeur ACD a mis en place des processus dans le but de respecter les obligations du RGPD et les recommandations de la CNIL en la matière,

  3. que l’éditeur RCA a une politique de protection des données à caractère personnel.

 

DOCUMENTS SUPPORTS

  1. Règlement européen 2016-679 RGPD

  2. Documents éditeur Silae :

  1. Documents éditeur ACD GROUPE :

  1. Documents éditeur RCA :

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QUOVIVE - Yellow Square, 3 Square Averroès, 69009 LYON - 04 81 11 01 71

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